Vždy je co zlepšovat. Ve firmě máte spoustu procesů, které běží ne moc dobře, špatně či ještě hůře. A důvod, proč se dlouho nic nezlepšuje, je v tom, že:
A) Víte přesně, kde je problém, ale nemáte čas ho řešit
B) Víte, kde je problém, ale nevíte kudy na něj
C) Nevíte nic a potřebujete trochu nasměrovat.
K poslednímu bodu si uveďme oblasti, na které se vyplatí zaměřit:
- Oběh dokumentů
- Účetnictví a zpracování dokladů
- Zadávání úkonů do výroby
- Evidence zakázek
- Interní komunikace
- Příprava a vytváření marketingových materiálů
- Evidence práce
- Komunikace s klienty
- Projektová dokumentace
- Předávání a kontrola úkolů
- Evidence informací o průběhu výroby
- Obchodní agenda – schůzky, nabídky
- Nábor zaměstnanců
Dobrým impulsem k tomu, abyste se automatizací začali vážně zabývat, je prostá zahlcenost e-maily, kterými proudí úkoly, dokumenty a veškerá další komunikace ve firmě. Zkusme si to představit na následujícím jednoduchém příkladu.
Myslíte si, že to u vás funguje podobně?
Na obrázku vidíte obvyklou strukturu procesů v běžné firmě, kde procesy už nějak fungují, ale o automatizaci nelze zatím vůbec hovořit. Většina procesů je obsluhována posíláním e-mailů.
Pokud se poznáváte alespoň ve dvou následujících bodech, jásejte! Máte totiž stále hodně příležitostí ke zlepšení vašich procesů.
Firma řízená e-maily je, když …
- Zadávání a evidence úkolů uvnitř firmy probíhá téměř výhradně emailem.
- Každý z firmy si u sebe udržuje nějakou excelovskou tabulku se svojí agendou a nějaké vlastní lokální úložiště dokumentů.
- Zadávání zakázek do výroby probíhá emailem (často s přiloženou excelovskou tabulkou nebo wordovským dokumentem).
- Veškeré výkazy se tvoří ad-hoc, přepisováním a kopírováním čísel odněkud někam. A posíláním emailem.
- Zákazník posílá dotazy e-mailem. Má-li štěstí, dostane se e-mail na správné místo, ze kterého mu někdo odpoví. Zase emailem.
- Objednávky z webu chodí též e-mailem.
- Obchodní oddělení má svůj CRM systém ve své “přehledné” excelovské tabulce. Když se na ní vedení chce podívat, obchodník ji pošle emailem.
- Potřebuje-li vedení nějaký report, vezme dotyčné oddělení svou lokální excelovskou tabulku, vytvoří z ní kopii, přepíše v ní čísla a pošle.
- Komunikace mezi výrobou, obchodem a marketingem ve věci upřesnění zakázky probíhá částečně ústně, částečně emailem a částečně se eviduje v dokumentech, které se posílají emailem:
“Ahoj, posílám verzi 18 dokumentu AC203, prosím o komentáře. Pokud je to OK pošlete mi to odsouhlasený zpět a v kopii říďovi. A kdo má prosím aktuální verzi zakázky AB190?”.
- Marketingové oddělení polovinu času generuje reporty, tabulky, grafy, prezentace a rozesílá po firmě. Přitom vůbec netuší, že to stejně nikdo nečte.
- IT oddělení rok co rok navyšuje kapacity e-mailových schránek. Nejnažranější mailbox je ten ředitelův. Chodí mu většina příloh – nabídky, zakázky, reporty. Všechno.
Za to marketingové oddělení výše si dosaďte jakékoliv jiné. Všechny body můžeme zobecnit do
jedné věty: Někdo ve vaší firmě dělá zbytečnou, opakovanou, rutinní a nudnou práci, která vás stojí nemalé peníze.
Co vám automatizace přinese?
Snížení chybovosti
Automat nedělá chyby, nevytváří překlepy, nezapomíná a je konzistentní. Můžete toto prohlásit o člověku?
Změnu způsobu myšlení
Jakmile vyzkoušíte první jednoduché automaty, budete chtít víc. Začnete přemýšlet, kde všude by se to ještě dalo využít.
Lepší škálovatelnost
Automat se lépe klonuje, než člověk. Potřebujete častěji zpracovávat příchozí e-maily? Není problém. Zvýší se četnost spouštění automatu. Zkuste toto navrhnout člověku. Vyskočí radostí. Z kůže.
Dodržování pravidel
Jednou nastavená pravidla dodržuje automat se švýcarskou přesností. Nemusíte být každý den ve střehu a říkat si “co zas ten Lojza dneska vyvede…”
Spokojenější zákazníci i zaměstnanci
Zákazníci proto, že díky automatům můžete zajistit lepší a rychlejší informování vašich zákazníků. A zaměstnanci, u těch je to jasné. Méně otravné opakující se práce, víc času na smysluplnější úkoly.
Prostor pro inovace
Už jen samotnou automatizaci jednoho vašeho procesu můžeme nazvat inovací. Automatizace vám může konečně rozvázat ruce pro další inovace.
Vyšší příjmy, nižší náklady
Jsou důsledkem všech předchozích bodů.
Potřebujete automatizovat mnoho na sebe navazujících kroků?
Automatizace procesů je klíčem k efektivitě a úspěchu v dnešním rychle se měnícím podnikatelském prostředí.
V Pleximě automatizujeme různé navazující kroky pomocí SaaS aplikací jako je Make.
Přesnější informace a výstupy, upozornění na základě provedených akcí nebo hromadný import dat z různých nástrojů pro kvalitnější rozhodování. To vše bez jakéhokoliv kódování.
