Vždy je co zlepšovat. Optimalizace a automatizace obchodních procesů je nejen cestou k úsporám a inovacím, ale též k lepším obchodním výsledkům. K udržitelnosti. K vytvoření náskoku před konkurencí. A taky mnohdy k zachování zdravého rozumu vašeho i vašich zaměstnanců.
Oblasti, ve kterých vám digitalizace a automatizace procesů může přinést užitek:
- Podpora výroby
- Hromadná práce s daty, jejich zapisování a sdílení
- E-shopy
- Marketingové kampaně
- Zákaznická podpora
- Obchodní procesy
- Obecné procesy ve firmě
Kdy nad automatizací přemýšlet?
Kdykoliv chcete:
- Zlepšit fungování firmy
- Dělat věci pořádně
- Zbavit se otravné rutinní práce
- Mít lepší přehled o tom, co se ve firmě děje
Proces a cesta k automatizaci
Co je to proces?
Proces je sled úkonů, které vykonává buď člověk, nebo stroj (software), či obě tyto entity ve větší či menší kooperaci. Ať už se jedná o zadávání dat, jejich předávání, výpočty, nebo o komunikaci. Zkrátka téměř cokoliv, co se ve firmě děje, je proces.
Digitalizace procesu
Proces můžete realizovat na papíře, ve své hlavě, ústně s kolegy, nebo na počítači, telefonu či tabletu. Ve všech těchto případech můžete mít proces zmáknutý. Ale jen v jednom případě lze proces považovat za dobře opakovatelný, předatelný a škálovatelný. Ano, jen v případě, kdy je proces plně digitální.
Optimalizace procesu
Digitalizovaný proces sám o sobě nic nevyřeší. Pokud budete mít ve firmě procesy nastavené chaoticky, tak pokud je beze změny a jakéhokoliv zamyšlení překlopíte do digitální podoby, dosáhnete nejen toho, že se chaosu nezbavíte, ale navíc tomu chaosu umožníte rychleji růst.
Automatizace procesu
Až teprve poté, kdy máte procesy digitalizované, tak můžete začít uvažovat o tom, že začnete automatizovat. Automatizovaný proces je takový, jehož úkony vykonává stroj, nikoliv člověk. Pokud začnete automatizovat nevhodně nastavené procesy, nebo máte v procesech nepořádek, pak automatizací můžete způsobit více škody, než užitku.
Nezapomeňte na data
Na jakoukoliv automatizaci zapomeňte, pokud si nejprve neuděláte pořádek v datech. Nepořádek v datech vzniká zejména proto, že nemáte pro to oporu v dobře nastavených informačních systémech. A dobře nastavené systémy nemáte, pokud nemáte správně fungující procesy.
Propojení obchodu a výroby
Často se stává, že obchodní oddělení má vlastní CRM systém, ve kterém spravuje veškeré obchodní případy, komunikaci s klienty atd. Jenže vedle toho existuje ve firmě systém pro řízení projektů a úkolů. Pokud nemáte jednotný systém s oběma těmito moduly, je nutné evidovat požadavky klientů ve dvou systémech. Což je nepraktické.
Co když však vaše obchodní oddělení chce používat CRM XY a výroba (programátoři, technici apod.) zase systém XX? Ano, pak nastoupí integrace a automatizace. V Integromatu vypadá automatizace takto:
Scénář č. 1: Synchronizace úkolů ze systému 1 do systému 2
Co tento scénář dělá:
● Sleduje nové a nebo aktualizované úkoly v systému 1
● Každý takový úkol vezme, najde si k němu číslo projektu v systému 2 a pak buď zapíše do systému 1 nový úkol a nebo aktualizuje stávající.
● Data, která se přenáší jsou – název, obsah úkolu, termín, stav, projekt a uživatel (řešitel)
Scénář č. 2: Synchronizace úkolů z JIRA do Anabixu
Tento scénář je jednodušší, než předešlý, přesto dělá prakticky totéž, jen v opačném směru.
- Akce začíná přesně ve chvíli, kdy se změní úkol v systému 1. První modrý modul se aktivuje tedy
automaticky. - Následně hledá tento úkol v systému 2 podle jeho unikátního čísla (ID).
- Pokud se najde víc než 1 záznam, je to špatně. Pak se aktivuje horní větev a hlásí se e-mailem
administrátorovi, že je něco špatně. K této události by teoreticky nemělo dojít, ale je dobré
myslet i na méně pravděpodobné stavy. - Ve větvi jdoucí dolů je to už relativně jednoduché. První modul za rozcestníkem zjistí, k
jakému obchodnímu případu (podle projektu, ve kterém v systému 1 je) úkol náleží. - Následně další (fialový) modul provádí přiřazení uživatele v systému 1 na uživatele v
systému 2. - A finále je pak jen poslední rozcestník- a to buď aktualizace stávajícího úkolu nebo založení
nového úkolu.
Co vše můžete v oblasti obchodu automatizovat?
● Generování leadů
● Sledování a vytváření aktivit pro obchodníky
● Generování nabídek
● Vícekroková komunikace se zákazníky
● Objednávkový systém
● Propojení CRM s dalšími komunikačními platformami (Slack, SMS ad.)
● Napojení Linkedin na CRM
● Oslovování kontaktů na základě návštěvy vašeho Linkedin profilu
● Vyhledávání informací o firmách v databázi (Merk, BizMachine)
● Ukládání objednávek z webu do CRM
V Pleximě automatizujeme různé navazující kroky pomocí SaaS aplikací jako je Make.
Přesnější informace a výstupy, upozornění na základě provedených akcí nebo hromadný import dat z různých nástrojů pro kvalitnější rozhodování. To vše bez jakéhokoliv kódování.
