Ta otázka visí od začátku ve vzduchu. Jak ta automatizace nebo automatizovaný proces vlastně vznikne? Jak jsme si už řekli, automatizace je sled úkonů, který nevykonává člověk, ale stroj. A tento automatizovaný sled úkonů musí někdo vytvořit. Tedy někdo musí vytvořit program, nebo chcete-li software, který se umí napojit na vaše stávající systémy či aplikace a který následně provádí přesuny dat a další operace.
Dvě cesty k automatizaci
Takový software lze vytvořit zjednodušeně řečeno dvěma způsoby. Buď si najmete programátora či vývojářskou firmu, která vám vytvoří software s požadovanými vlastnostmi. Nebo využijete automatizační platformu, obejdete se bez programátora a procesy si zautomatizujete sami, nebo s pomocí experta.
Každá z těchto cest má svá specifika, výhody a nevýhody. Jelikož se tato příručka věnuje spíše takovým obchodním procesům, probíhajím mezi cloudovými aplikacemi, které lze snadno propojit, budeme se dále věnovat pouze automatizačním (integračním) platformám.
Uveďme nejprve základní rozlišovací znaky pro variantu programátor a pro variantu automatizační platforma.
Nechci naznačovat, že od teď se už navždy obejdete bez programátorů. To by bylo značně zjednodušené. Ale pravdou je, že ještě před 5 až 10 lety byste pro většinu automatizací, které jsou uvedené dále, toho programátora potřebovali. Dnes už to tak úplně neplatí.
Vytvořit automat (nebo aplikaci) “bez programátora” se označuje jako low-code nebo no-code řešení. Tedy přístup, kdy se zjednodušeně řečeno neprogramuje, ale kliká. Resp. v případě no-code se tvorba úplně obejde bez programování, v případě low-code je toho programování velmi málo.
Vytváření algoritmů, uživatelských rozhraní a propojování existujících aplikací a systémů probíhá ve vizuálních platformách, které mohou připomínat spíše kreslení vývojových diagramů, než editory pro psaní programového kódu, který se vám zřejmě vybaví, když se řekne programování.
Do rozhodování, zda půjdete cestou najmutí vývojářské firmy či programátora, nebo začnete své procesy automatizovat s využitím no-code / low-code platforem, vstupuje více vlivů. Na následující stránce uvedu jen několik základních.
Programování vs. automatizační platforma
Zde jsou základní vodítka pro rozhodování, kdy je vhodné uvažovat o automatizační platformě pro automatizaci procesů a kdy je lepší najmout programátora.
Automatizační (integrační) platformy pracují na podobném principu. Postupně získávají data z jednoho systému, něco s nimi vykonají a předají dál. Jednoduchým automatem je třeba ukládání kontaktů do adresáře pokaždé, když vytvoříte nový kontakt v CRM.
Nejlepší platformou je bez diskusí Make. Vznikl v Česku a má geniální uživatelské rozhraní a má naprosto bezkonkurenční možnosti.
Automatizační (integrační) platformy pracují na jednoduchém principu postupného vykonávání úkonů. Prvním úkonem je spuštění automatizačního scénáře. Spuštění může být aktivováno buď nějakou událostí v první aplikaci, kterou do scénáře zapojíte, nebo se scénář může spouštět sám v časových intervalech.
Automatizační scénář pak můžeme vnímat takto:
● Propojený sled kroků
Scénář se vždy vykonává jedním směrem od začátku do konce. Na obrázku níže je každý krok vyobrazen kruhovým modulem. Přičemž každý scénář (v případě aktuální verze Integromatu) může mít jen jeden začátek, ale může mít několik konců. Scénář pak prochází modul po modulu a každý modul vykoná nějakou akci nebo operaci.
● V každém kroku funkční modul
Moduly mohou data z napojených aplikací číst, měnit, mazat a dále s nimi pracovat. Takže například lze načíst všechny nové e-maily z vaší e-mailové schránky. Nebo další modul může vytvořit nový řádek v Google Sheets tabulce. Atd.
● Modul pracuje s daty a posílá dál
Jakmile modul zpracuje data a dokončí svou činnost, předá data dalšímu modulu. Pokud výstupem prvního modulu je více balíčků dat (více e-mailů), spustí se automaticky další modul vícekrát. Z příkladu z obrázku je tedy patrné, že pokud modul Gmail – Watch emails načte 10 e-mailů, ostatní moduly budou spuštěny 10x, pro každý e-mail jednou.
● Opakování, podmínky a větvení
Scénáře se mohou větvit, mohou obsahovat podmínky (další část scénáe se vykoná jen tehdy, když …) a je možné též vkládat cykly.
V Pleximě automatizujeme různé navazující kroky pomocí SaaS aplikací jako je Make.
Přesnější informace a výstupy, upozornění na základě provedených akcí nebo hromadný import dat z různých nástrojů pro kvalitnější rozhodování. To vše bez jakéhokoliv kódování.
