Když firma roste rychleji než její systém
Jak jsme ve firmě Schöck nahradili chaos v Excelech, zbavili obchodníky administrativy a podpořili dosažení historicky rekordního obratu v roce, kdy se systém měnil.
Česká pobočka mezinárodní skupiny Schöck, která je lídrem v oblasti vývoje a výroby stavebních prvků pro tepelnou a kročejovou izolaci. Jejich řešení jsou technicky špičková a vyžadují precizní obchodní proces – od technického poradenství až po složité nabídky pro velké stavební projekty.
Obchodní tým & zpracování zakázek
Obchodníci a technici denně řeší desítky poptávek v různých formátech. Musí rychle reagovat, nacenit řešení a udržet přehled v rozpracovaných projektech, aby jim neutíkaly příležitosti.
Když firma roste rychleji než její systém
Schöck rostl rychleji než jeho interní procesy. Firma dosahovala skvělých výsledků, ale řízení probíhalo „na pocit“ a data byla roztříštěná v Excelech, e-mailech a papírech. Poznáváte se? 😉
Co chybělo?
Jistota a škálovatelnost. Majitelé měli silnou averzi k drahým IT implementacím bez jistoty návratnosti. Potřebovali systém, který nebude jen mrtvým úložištěm dat, ale nástrojem, který obchodníci skutečně chtějí používat. Cílem bylo:
🟣 Zbavit se rizika, že s odchodem člověka odejde i historie a know-how (data v hlavách).
🟣 Mít jeden „obraz pravdy“ pro celou firmu v reálném čase.
🟣 Automatizovat rutinu (přepisování poptávek), aby měli lidé čas na obchod.
Jak firma Schöck dosáhl rekordního obratu
Výsledky spolupráce
- Změny v řádu minut: Co dřív trvalo týdny, je nyní v systému upraveno do 10 minut.
- Adopce týmem za 2 dny: Plné osvojení systému bez nutnosti složité podpory.
- AI automatizace nabídek: Konec ručního přepisování dat, systém čte poptávky sám.
Obavy před rozhodnutím
Před startem projektu řešilo vedení firmy naprosto přirozené obavy, které má před velkou IT investicí většina rostoucích B2B firem. Konkrétně šlo o tyto bariéry:
🟣 Nebude to moc drahé? Vyplatí se nám vůbec tato investice?
🟣 Bude to přizpůsobitelné? Sedne systém opravdu na naše specifické potřeby?
🟣 Budou s tím lidé chtít pracovat? Přijmou to uživatelé za své?
🟣 Poroste to s námi? Bude to systém, který zvládne náš budoucí růst?
🟣 Nezbrzdí nás to? Neochromí nás samotný proces implementace nového systému?
Konec chaosu: Co přesně jsme nasadili
Zrušili jsme roztříštěnost dat (Excel, e-maily, papíry) a nasadili nástroj, který obchodníci skutečně chtějí používat.
Centrální systém Creatio: Kompletní náhrada excelových tabulek. Veškerá agenda – od prvotní poptávky až po fakturaci – je nyní přehledně na jednom místě.
AI modul pro automatizaci nabídek: Nasadili jsme umělou inteligenci, která dokáže přečíst klientské podklady v různých formátech, sama je rozpozná a obchodníkovi automaticky předpřipraví nabídku.
Konkrétní přínosy
- Změna systému firmu nezpomalila, naopak výrazně podpořila růst.
- Změny v řádu minut: Díky No-code platformě je průměrná doba zapracování úpravy v systému zkrácena na pouhých 10 minut.
Jak probíhala spolupráce
Na začátku jsme stáli před běžnou výzvou: návrh komplexního řešení přesahoval původně vyčleněný rozpočet klienta. Místo tlaku na okamžitou velkou investici jsme zvolili transparentnost a postupný přístup.
1️⃣ Minimalizace do budgetu: Společně s jednatelem jsme osekali původní návrh na nezbytné jádro a odstranili „nice-to-have“ funkce. Cílem bylo vejít se do rozpočtu a rychle nasadit funkční základ.
2️⃣ Rychlý vývoj (3 měsíce): Nasazení jádra systému do ostrého provozu.
3️⃣ Transparentní práce: Klient celou dobu platil výhradně za „čistou práci“ a reálný vývoj, ne za neexistující hodiny.
4️⃣ Následné smysluplné rozšíření: Když klient v praxi viděl reálné přínosy a úsporu času, sám se rozhodl systém nadále rozšiřovat.
Co je dnes jinak
🟣 Řízení obchodu na základě dat: Firma už se neřídí „na pocit“. Vedení má jeden „obraz pravdy“ v reálném čase.
🟣 Know-how zůstává ve firmě: Odstranili jsme riziko, že s odchodem klíčového člověka odejde i historie a data.
🟣 Aktivní rozvoj týmem: Z pasivních uživatelů se stali spolutvůrci. Obchodníci nevnímají systém jako „velkého bratra“, ale jako pomocníka. Polovina nápadů na další rozvoj dnes přichází přímo od nich.
Rostete rychleji než váš systém? Zbavte se chaosu v Excelech a získejte jistotu v číslech.
