Automatizace je klíčovým prvkem pro zvýšení efektivity a snížení nákladů v moderních firmách. Zatímco mnoho společností začíná automatizací s nasazením nových systémů pro řízení firmy nebo obchodu, jako je CRM, existují i jiné cesty. Zde jsou kroky, které byste měli zvážit při zavádění automatizace do vaší firmy.
1. Identifikujte potřeby automatizace
Prvním krokem je určit, co potřebujete automatizovat. Zjistěte, které procesy by mohly být zrychleny nebo integrovány, a zaměřte se na ty, které přinášejí největší přínos.
2. Stanovte pravidla automatizace
Je důležité popsat si pravidla, jak by měla automatizace fungovat. Stanovte, co, s čím, kdy a jak se má zautomatizovat.
3. Prozkoumejte stávající aplikace
Mnohé aplikace, které již ve vaší firmě používáte, mohou nabízet možnosti pro automatizaci. Prozkoumejte je a zjistěte, jak je můžete využít.
4. Vyhodnoťte náklady a přínosy
Spočítejte si náklady spojené s automatizací a porovnejte je s očekávanými přínosy. I malé úspory času mohou mít v dlouhodobém horizontu velký význam.
5. Testování a implementace
Než se rozhodnete pro plné nasazení, je dobré nechat si udělat demo, pilotní projekt nebo minimální životaschopný produkt (MVP). Ujistěte se, že automatizace je robustní a snadno použitelná.
6. Zajištění podpory kolegů
Zapojení a školení kolegů, kteří budou s automatizací pracovat, je nezbytné pro úspěch projektu.
7. Monitorování a hodnocení
Po určité době provozu se vraťte k hodnocení automatizace. Mějte na paměti, že automatizace nemusí vždy jen šetřit čas nebo zrychlovat procesy, ale může také přinášet nové příležitosti a řešení.
Jak vybrat aplikace pro automatizaci
Při výběru aplikace pro automatizaci je důležité jasně si vyjasnit, pro jaké účely ji budete používat, popsat související procesy, uživatelské role a interní procesy, a specifikovat strukturu dat. Také je důležité ujasnit si možnosti integrace nové aplikace s ostatními systémy ve vaší firmě.
Mnoho firem se automatizaci přibližuje skrze aplikace. To znamená, že chtějí pořídit nebo nahradit aplikace, které potřebují.
Typickým příkladem je:
– „Potřebujeme nějaké vhodné CRM.“
– „Náš současný systém na řízení XY je špatný, potřebujeme něco lepšího.“
– „Nevíte o něčem, co bychom mohli použít pro XY?“
– „Připravujeme se do byznysu XY a hledáme vhodné řešení.“
Pokud jste v této fázi, doporučuji následující kroky:
1. Vyjasněte si, pro jaké účely budete aplikace pro automatizaci používat a jaké jsou její schopnosti.
2. Popište procesy, které souvisejí s aplikací.
3. Popište, jak bude aplikace používána – uživatelské role, interní procesy.
4. Specifikujte strukturu dat a jejich vazby – například struktura obchodního případu, ceníku, produktu apod.
5. Ujasněte si potenciální napojení nové aplikace na další aplikace ve firmě.
6. Specifikujte další požadavky, například možnost exportu, importu, vícejazyčnost atd.
Od bodu 3 je vhodné začít uvažovat a zkoumat, která aplikace nejlépe vyhovuje vašim potřebám. Vyzkoušejte si dema, ptejte se a podívejte se na již existující řešení ve stejných oblastech. Je důležité, aby aplikace pokrývala podobné rozsahy a účely. Jinak by se nasazení aplikace pro menší využití lišilo od nasazení pro větší rozsah s mnoha automatizacemi a velkým množstvím dat.
Splnění těchto kroků vás povede k automatizaci části firemních procesů. Mějte na paměti, že i když si vyberete „dočasné řešení“, může se stát, že ta dočasnost přeroste ve frustraci a velkou nápravu, kdy budete muset migraci provést znovu. I když se jedná jen o výběr jednoduchého nástroje na správu úkolů nebo CRM, je důležité se na to připravit. Vyberte si systém s ohledem na potřeby do budoucna, nejenom na současné potřeby.
Chcete-li se dozvědět více o tom, jak efektivně zavést automatizaci do vaší firmy, podívejte se zde >>
